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【ビジネスメールの文章の作り方!】手際よく作るコツ

やっさん

60hrの残業で寝不足になり、ミスで更に残業増加。家族と一緒に過ごせず、娘に「パパ最近帰ってこないね」と妻伝いに聞かされる悲しい現実に直面。娘の「パパお帰りなさい」の声を聞くため、仕事を効率化し10hrまで削減。

ビジネスでメールを書く作業は切ってもきれない関係です。

 

相手に自分の考えを簡潔に伝える文章を書かく必要があります。

 

メールがわかりづらい場合理解できなかったり、読んで貰えないことも。

 

また、メールでは顔や表情が見えないため、冷たく見えることも。

 

上手く内容を伝えないと、誤解や不快な思いをさせてしまうことも。

 

ひよこ
わかりやすく簡潔にメールを書く方法を知りたいなぁ。

 

仕事のコツを抑えて早く帰って家に帰りたい
ひよこはん

 

それでは実際の書く手順でメールを作成していきましょう。

 

送信先・件名を設定する

メールの送付先・件名を設定する

 

まずメールの送付先を設定しましょう。

 

送付先の設定

送付先は下記のように基本的に設定します。

 

宛先(To):送付したい人

CC:送付した内容を知っておいて欲しいが直接やり取りに関係のない人

BCC:内容は知っておいて欲しいが、ToやCCの送付先の人に入っていることを知られたくない人

基本的にBCCは使いません。

 

チームで担当しているプロジェクトの顧客にメールを送る場合を例とすると

To:顧客

CC:同じチームの人

と考えて貰うとわかりやすくなると思います。

 

実際初めての人にメールを送る場合はToやCCなど上司や担当いている人に確認しておくとよいです。

 

件名を設定する

メールが届いた人がまず確認するのは件名です。

 

下記はOutlookでメールを確認した画面を表示しています。

件名を書く

メール受信がまず目に入るのは受信者と件名です。

 

そのため件名ではメールを開く前に内容がわかるようなに書くのが理想です。

 

件名を付ける

件名のポイントはメールを開く前に内容が予想できるように書く

 

本文を書いていく

本文は文の始め、内容、終わりと大きく3つです。

 

宛名を書いていく

文の始めに宛名を書いていきます。

宛名とは相手の方の

  • 会社名  〇〇株式会社
  • 部署名  △事業部
  • 役職名  部長
  • 名前   □様

のことです。

 

たまにやっさん部長様など役職と様を重ねて使う人がいますが注意してください。

きちんと上記の順序でかいていきましょう。

 

担当者がわからない場合

HPをみて問い合わせをする場合など担当者がわからない場合は

 

  • ◯株式会社 ご担当者様
  • ◯株式会社 御中

を使いましょう!

 

文の始めの書き方

ビジネスの場合、文の始めには挨拶が必要です。

 

初めてメールを送る場合はまず、自分が何者なのか、連絡先を知った経路を伝えておきましょう。

さらに言えば連絡先を教えて貰った人をCCに入れておけば、相手にすぐわかります。

 

 

初めての人に連絡を入れる場合

 

既にやり取りがある人の場合

  • 社内の場合:お疲れ様です。
  • 社外の場合:お世話になります。

を文の初めて使いしょう。

 

社内外で使い分けましょう。

ひよこ
困ったらお世話になります。を使えばOK

 

本文を書く

実際私が書いた例文は下記です。

メール本文を書いていく

ポイントは①~④です。

 

ひよこ
ポイントも大事だけど、行間も意識しようね

 

①簡単なメールの目的を書く

メール本文を書いていく

注意する点はメールでは相手の会社は貴社と記載します。

 

よく御社と間違えるので注意しましょう!(御社は会話の際に使います!)

 

②相手にイメージできるように伝える

取引先も仕事なので本気度が伝わる方が真剣に話をきいてくれます。

あなたが試したいことを伝えるために、使い方を具体化しましょう。

 

相手はイメージしやすくなるので、話もスムーズになります。

 

③宜しければで伝えたいことを一気に書く

メールには伝えたいことを詰め込みましょう。

 

ひよこ
紹介してください

 

わかりました。いつがいいです?
ひよこはん

 

ひよこ
来週どうですか?

 

来週は厳しくて・・・再来週はどうですか?
ひよこはん

 

・・・

 

 

このように聞きたい内容をメールに詰め込まないとやり取りが長くなってしまいます・・・

 

でも相手から打合せの承認を得てないし・・・

 

そんな時は宜しければを使いましょう!

 

この言葉で自分の話したいことを全て1つのメールに詰め込みます!

 

④自分の名前、住所、連絡先を書く

最後に名前、住所、連絡先は書いておきます!

  • 相手が連絡を電話でとりたい・・・
  • 面談するにも住所がわからない・・・

迷わないように、連絡がすぐに取れるように書いておきましょう。

 

添付ファイルがある場合

基本的にpdfで送付しましょう!

 

社内であればパワポなど編集可能なファイルで問題ありません。

 

一方で、社外ではファイルに含まれる情報が修正されないようにpdfにします。

 

最後に誤字脱字、送信先を確認する

誤字脱字、送信先は合ってるか確認しましょう。

 

送信先が間違っていると情報を漏えいする可能性があります。

 

最後はしっかり修正しましょう。

 

以上でメール文章はOKです。

最後まで読んで頂いてありがとうございました。

 

メール処理が早くなり、Outlook操作が早くなり、

さっさと仕事を終わらせて家でこどものお帰りの笑顔を早くみたい人はぜひ参考にしてください。

 

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